Ratgeber
Cold Email Vorlagen für B2B auf Deutsch: 7 Beispiele mit Erklärung
Die meisten Cold-Email-Vorlagen im Netz sind aus dem Englischen übersetzt. Das merkt man: zu lockerer Ton, zu viel Begeisterung, zu wenig Substanz. Deutsche Entscheider reagieren auf kurze, sachliche Nachrichten mit einem klaren Bezug zu ihrem Unternehmen.
Hier findest du sieben Vorlagen für typische Situationen, vom Erstkontakt bis zur Wiederaufnahme eines alten Kontakts. Zu jeder Vorlage erklären wir, warum sie so aufgebaut ist und welche Wirkung jeder Teil haben soll. Platzhalter stehen in eckigen Klammern, zum Beispiel [Vorname], [Firma] oder [Ergebnis].
Bevor du eine Vorlage nutzt
Eine Vorlage ersetzt keine Recherche. Jede Vorlage funktioniert nur, wenn die Empfänger wirklich zu deinem Angebot passen und der Bezug im ersten Satz stimmt. Drei Punkte solltest du vorher klären:
- Zielgruppe: Branche, Unternehmensgröße, Position und ein konkreter Anlass, etwa Wachstum, neue Stellen oder eine eingesetzte Technologie.
- Rechtslage: In Deutschland (§ 7 UWG) und Österreich (§ 174 TKG 2021) brauchen Werbe-E-Mails grundsätzlich eine vorherige Einwilligung, auch im B2B. In der Schweiz zielt Art. 3 Abs. 1 lit. o UWG auf Massenwerbung, einzelne relevante Nachrichten werden milder beurteilt. Details findest du in unserem Ratgeber zu Cold Email und DSGVO.
- Infrastruktur: eigene Versanddomains, aufgewärmte Postfächer und ein sauberes Opt-out, damit deine E-Mails überhaupt im Posteingang landen.
Die Vorlagen sind in der Du-Form geschrieben, weil sie in vielen Branchen wie Software, Agenturen oder E-Commerce üblich ist. In konservativen Branchen wie Industrie, Recht oder Finanzen kannst du jede Vorlage ohne Weiteres auf die „Sie“-Form umstellen.
Vorlagen für den Erstkontakt
Vorlage 1: Der Anlass-Einstieg
Betreff: [Anlass] bei [Firma]
Hallo [Vorname],
ich habe gesehen, dass [Firma] gerade [Anlass, z. B. drei Vertriebsstellen ausschreibt]. Oft heißt das, dass die Pipeline schneller wachsen soll, als das Team nachkommt.
Wir helfen [Zielgruppe], [Ergebnis] zu erreichen, ohne dafür zusätzliche Leute einzustellen.
Ist das bei euch gerade ein Thema?
Viele Grüße, [Dein Name]
Warum das funktioniert: Der erste Satz zeigt, dass die Nachricht nicht an tausend Empfänger gleichzeitig ging. Die Frage am Ende lässt sich mit einem Wort beantworten.
Vorlage 2: Das Problem in einem Satz
Betreff: Frage zu [Thema]
Hallo [Vorname],
viele [Position] in [Branche] erzählen uns, dass [konkretes Problem, z. B. Angebote zu lange in der Freigabe hängen].
Wir haben dafür einen Ablauf entwickelt, mit dem [Ergebnis].
Kennst du das Problem bei [Firma] auch, oder ist das bei euch schon gelöst?
Viele Grüße, [Dein Name]
Warum das funktioniert: Der Empfänger erkennt sich im Problem wieder oder eben nicht. Beides ist eine schnelle Antwort. Die zweite Option in der Frage nimmt Druck raus.
Vorlage 3: Der Vergleich mit einem ähnlichen Kunden
Betreff: [Vergleichskunde] und [Firma]
Hallo [Vorname],
wir arbeiten mit [Vergleichskunde], die wie [Firma] [Gemeinsamkeit]. Dort haben wir [konkretes, belegbares Ergebnis] erreicht.
Ich vermute, dass bei euch ein ähnlicher Hebel möglich ist.
Soll ich dir kurz zeigen, wie wir das gemacht haben?
Viele Grüße, [Dein Name]
Warum das funktioniert: Ein vergleichbarer Kunde ist glaubwürdiger als jede Eigenbeschreibung. Wichtig ist, nur echte und freigegebene Ergebnisse zu nennen.
Vorlage 4: Die richtige Ansprechperson finden
Betreff: Zuständigkeit für [Thema]
Hallo [Vorname],
ich bin mir nicht sicher, ob du bei [Firma] die richtige Person für [Thema] bist.
Kurz zum Hintergrund: Wir unterstützen [Zielgruppe] dabei, [Ergebnis].
Falls jemand anderes dafür zuständig ist, würde ich mich über einen kurzen Hinweis freuen.
Viele Grüße, [Dein Name]
Warum das funktioniert: Die Vorlage eignet sich für größere Unternehmen mit unklaren Zuständigkeiten. Eine Weiterleitung intern wirkt oft stärker als jede direkte Ansprache.
Vorlagen für das Follow-up
Viele Antworten kommen erst auf die zweite oder dritte Nachricht. Ein Follow-up sollte deshalb nicht nur erinnern, sondern einen neuen Gedanken liefern.
Vorlage 5: Das Follow-up mit neuem Inhalt
Betreff: Re: [ursprünglicher Betreff]
Hallo [Vorname],
noch ein Gedanke zu meiner letzten Nachricht: [kurze Beobachtung, z. B. dass viele Unternehmen in eurer Branche gerade X umstellen].
Wenn das bei [Firma] auch ansteht, kann ich dir in 15 Minuten zeigen, wie andere das gelöst haben.
Viele Grüße, [Dein Name]
Warum das funktioniert: Die Antwort im selben Thread hält den Kontext. Der neue Inhalt gibt einen zweiten Grund zu antworten, statt nur an den ersten zu erinnern.
Vorlage 6: Der höfliche Abschluss
Betreff: Re: [ursprünglicher Betreff]
Hallo [Vorname],
ich habe dir in den letzten Wochen ein paar Mal geschrieben und will nicht weiter stören.
Falls [Thema] später wieder relevant wird, melde dich gern. Ansonsten wünsche ich dir und dem Team bei [Firma] alles Gute.
Viele Grüße, [Dein Name]
Warum das funktioniert: Die letzte Nachricht der Sequenz nimmt jeden Druck heraus. Gerade deshalb antworten hier manche Empfänger, die vorher keine Zeit hatten.
Vorlage für die Wiederaufnahme
Vorlage 7: Der alte Kontakt
Betreff: [Thema] bei [Firma], kurzes Update
Hallo [Vorname],
wir hatten vor einigen Monaten über [Thema] gesprochen. Damals passte der Zeitpunkt nicht.
Inzwischen hat sich bei uns [konkrete Änderung, z. B. ein neues Angebot] ergeben, das genau zu dem passt, was du damals beschrieben hast.
Lohnt sich ein kurzer Austausch, oder ist das Thema bei euch erledigt?
Viele Grüße, [Dein Name]
Warum das funktioniert: Der Bezug auf ein früheres Gespräch macht die Nachricht persönlich. Die konkrete Änderung liefert einen sachlichen Anlass, statt nur nachzuhaken.
Was alle sieben Vorlagen gemeinsam haben
| Element | Umsetzung in den Vorlagen |
|---|---|
| Länge | Drei bis fünf kurze Sätze, lesbar auf dem Smartphone |
| Einstieg | Bezug zum Empfänger oder zu seinem Unternehmen |
| Angebot | Ein Ergebnis, kein Funktionskatalog |
| Abschluss | Eine Frage, die sich kurz beantworten lässt |
| Ton | Sachlich, ohne Übertreibungen und ohne Ausrufezeichen |
Eine gute Vorlage ist nur ein Teil der Arbeit. Ebenso wichtig sind die richtige Lead-Liste, eine stabile Versandinfrastruktur und konsequentes Nachfassen. Wie wir das kombinieren, liest du auf der Seite zu unserer Cold-Email-Agentur für den DACH-Markt. Wie sich die Ansprache auf LinkedIn unterscheidet, zeigen wir in den 12 Regeln für LinkedIn Outreach.
Häufige Fragen
Soll ich in Cold Emails duzen oder siezen?
Das hängt von deiner Zielgruppe ab. In Software, Start-ups, Agenturen und E-Commerce ist das Du weit verbreitet und wirkt nahbar. In Industrie, Recht, Finanzen oder bei älteren Geschäftsführern ist die formelle Anrede oft passender. Schau dir an, wie die Unternehmen selbst auf ihrer Website und auf LinkedIn kommunizieren, und orientiere dich daran. Im Zweifel testest du beide Varianten.
Wie lang sollte eine Cold Email sein?
So kurz, dass sie ohne Scrollen auf dem Smartphone lesbar ist. Drei bis fünf Sätze reichen in der Regel: ein Bezug zum Empfänger, ein Ergebnis, das du lieferst, und eine einfache Frage. Alles Weitere, etwa Referenzen oder Details zum Ablauf, gehört ins Gespräch oder in ein späteres Follow-up, nicht in die erste Nachricht.
Sind Cold Emails im B2B erlaubt?
Nicht pauschal. In Deutschland und Österreich brauchen Werbe-E-Mails grundsätzlich eine vorherige Einwilligung, auch gegenüber Unternehmen. In der Schweiz richtet sich das Verbot vor allem gegen Massenwerbung. Zusätzlich gilt die DSGVO für die Verarbeitung der Kontaktdaten, inklusive Informationspflicht und Widerspruchsrecht. Einen Überblick gibt unser Ratgeber zu Kaltakquise im B2B und der Rechtslage in DACH.
Wie viele Follow-ups sollte eine Sequenz haben?
Üblich sind zwei bis vier Nachrichten nach dem Erstkontakt, jeweils mit einigen Tagen Abstand. Jede Nachricht sollte einen neuen Gedanken enthalten, und die letzte schließt die Sequenz höflich ab. Wer antwortet oder widerspricht, wird sofort aus der Sequenz genommen. Mehr Nachrichten erhöhen selten die Antworten, aber oft die Zahl der Abmeldungen und Spam-Meldungen.
Nächster Schritt
Wir zeigen dir, wie viele Termine in deinem Markt realistisch sind, mit Zahlen aus vergleichbaren Kampagnen.
Deine Angaben bleiben vertraulich und dienen nur der Vorbereitung deines Gesprächs.
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