Methode

So entstehen deine Termine: acht Schritte von der Analyse bis zum Kalender

Ein Termin mit einem Entscheider ist das Ergebnis vieler kleiner Entscheidungen: wen wir ansprechen, warum gerade jetzt, über welchen Kanal und mit welchem Text. Auf dieser Seite zeigen wir dir, wie wir dabei vorgehen, Schritt für Schritt und ohne Black Box.

Die acht Schritte gliedern sich in vier Phasen: Vorbereitung, Infrastruktur, Kampagne und Termine. Vom Onboarding bis zum Start vergehen in der Regel sieben Tage. Danach läuft das System, und wir optimieren es jede Woche.

Phase 1: Vorbereitung

Bevor wir eine einzige Nachricht schreiben, klären wir, was du verkaufst, an wen und warum ein Kunde gerade jetzt bei dir kaufen sollte. Diese Phase entscheidet darüber, ob später die richtigen Menschen in deinem Kalender landen.

Schritt 1: Onboarding-Gespräch

Wir starten mit einem 60-minütigen Gespräch auf Deutsch. Darin gehen wir dein Angebot, deine bestehenden Kunden, deine Ziele und deine Vertriebskapazität durch. Wir wollen verstehen, welche Probleme du löst, welche Einwände du im Verkauf hörst und welche Abschlüsse für dich wirklich wertvoll sind.

Am Ende des Gesprächs legen wir gemeinsam die Zielgruppe fest. Diese Definition ist verbindlich, denn sie bestimmt später, welcher Termin als qualifiziert gilt und abgerechnet wird.

Schritt 2: Marktanalyse und ICP

Aus dem Onboarding entwickeln wir dein Ideal Customer Profile, kurz ICP. Wir fragen nicht nur, welche Branche und Unternehmensgröße passen, sondern auch, wer im Unternehmen entscheidet und welche Situation einen Kauf wahrscheinlich macht.

Ein Unternehmen, das gerade wächst, neue Stellen ausschreibt oder eine Finanzierung erhalten hat, hat oft einen konkreten Anlass, über dein Angebot zu sprechen. Genau diese Anlässe suchen wir.

Schritt 3: Lead-Liste bauen

Wir recherchieren für jede Kampagne eine eigene Liste mit mehr als 10.000 Entscheidern. Gefiltert wird nach Kaufsignalen: eingesetzte Technologie, Wachstum, Einstellungen und Finanzierung. Dafür nutzen wir unter anderem Clay.

Die Kontakte sind exklusiv für dich. Wir verkaufen sie nicht weiter und nutzen keine gemieteten Listen, die zeitgleich zehn andere Anbieter anschreiben. Warum diese Arbeit den größten Hebel hat, beschreiben wir auf der Seite zur B2B-Leadgenerierung im DACH-Raum.

Phase 2: Infrastruktur

Gute Texte nützen nichts, wenn sie im Spam-Ordner landen. Deshalb bauen wir die technische Grundlage für jede Kampagne neu auf und schützen dabei deine Hauptdomain.

Schritt 4: Infrastruktur aufsetzen

Zwischen Tag 0 und Tag 4 richten wir eigene Sending-Domains und Postfächer ein, konfigurieren sie technisch und starten das Warm-up. Damit verschicken wir nicht von deiner Hauptdomain, und dein normaler E-Mail-Verkehr bleibt unberührt.

Parallel bereiten wir das LinkedIn-Setup vor. Für Versand, Warm-up und Postfächer setzen wir auf Werkzeuge wie Smartlead, Instantly, Warmy und Inboxkit, für LinkedIn auf HeyReach. Mehr zur Zustellbarkeit liest du auf der Seite Cold Email Agentur.

Schritt 5: Texte schreiben

Wir schreiben deutsche Sequenzen für E-Mail und LinkedIn, abgestimmt auf dein Angebot und die Kaufsignale aus der Lead-Liste. Keine übersetzten englischen Vorlagen, sondern Texte, die so klingen, wie man im deutschsprachigen B2B-Umfeld schreibt: sachlich, kurz, mit einem klaren Grund für die Nachricht.

Jede Nachricht geht in deinem Namen raus. Du bekommst die Sequenzen vor dem Start zu sehen. Beispiele für Aufbau und Tonalität findest du im Ratgeber zu Cold-Email-Vorlagen für B2B.

Phase 3: Kampagne

Ab Tag 7 ist die Kampagne live. Ab jetzt geht es darum, aus Antworten Gespräche zu machen und das System jede Woche ein Stück besser einzustellen.

Schritt 6: Mehrkanal-Start

Wir schreiben über E-Mail und LinkedIn parallel. Viele Entscheider reagieren auf einem der beiden Kanäle deutlich eher als auf dem anderen. Insgesamt versenden wir bis zu 2.500 personalisierte E-Mails und LinkedIn-Nachrichten pro Woche.

Wie wir LinkedIn in deinem Namen nutzen, erklären wir bei unserer LinkedIn Outreach Agentur.

Schritt 7: Nachfassen und optimieren

Positive Antworten qualifizieren wir telefonisch. Unser Mitgründer ruft auf Deutsch an, klärt offene Fragen und prüft, ob der Kontakt wirklich zur vereinbarten Zielgruppe gehört. Wir rufen nicht kalt an, sondern erst nach einer positiven Antwort.

Gleichzeitig werten wir jede Woche aus, welche Betreffzeilen, Einstiege und Angebote funktionieren, und passen die Texte an. Im wöchentlichen Video-Reporting siehst du, was wir geändert haben und warum. Jede Antwort ist nachvollziehbar.

Zur rechtlichen Seite: Werbe-E-Mails ohne vorherige Einwilligung sind in Deutschland nach § 7 UWG und in Österreich nach § 174 TKG 2021 auch im B2B-Bereich problematisch. Wir senken das Risiko mit individuellen, relevanten Nachrichten, einer Abmeldemöglichkeit in jeder Nachricht, dokumentierten Quellen und einer Sperrliste. Details stehen im Ratgeber zur rechtlichen Lage der B2B-Kaltakquise.

Phase 4: Termine

Schritt 8: Termine im Kalender

Qualifizierte Termine landen direkt in deinem Kalender. Dazu bekommst du Vorab-Infos zum Lead: wer die Person ist, welches Unternehmen dahintersteht, auf welche Nachricht sie geantwortet hat und was im Telefonat besprochen wurde. Dein Vertrieb geht vorbereitet ins Gespräch.

Abgerechnet wird nur, was stattfindet und in die vereinbarte Zielgruppe passt. No-Shows und Termine außerhalb der Zielgruppe zahlst du nicht. Wie sich Setup-Gebühr und Preis pro Termin zusammensetzen, steht auf der Seite Preise pro qualifiziertem Termin.

Wie eine Kampagne in Zahlen aussehen kann

Zur Orientierung ein illustratives Beispiel, keine Zusage. Die tatsächlichen Werte hängen von deinem Markt, deinem Angebot und deiner Zielgruppe ab.

Entscheider in der Lead-Liste: 10.000; Entscheider in der Lead-Liste
Nachrichten pro Woche: 2.500; Nachrichten pro Woche
qualifizierte Termine: 20; qualifizierte Termine
Abschlüsse durch dein Team: 4 bis 6; Abschlüsse durch dein Team

Wie solche Kampagnen bei echten Kunden gelaufen sind, zeigen wir bei unseren Ergebnissen und Fallstudien.

Häufige Fragen

Wie lange dauert es bis zum ersten Termin?

Die Infrastruktur steht zwischen Tag 0 und Tag 4, live gehen wir ab Tag 7. Wann die ersten Termine kommen, hängt von deinem Markt und deinem Angebot ab. Neue Domains und Postfächer brauchen ein Warm-up, und Entscheider antworten nicht immer auf die erste Nachricht. Eine feste Frist versprechen wir deshalb nicht, im wöchentlichen Video-Reporting siehst du aber jederzeit, wie sich die Kampagne entwickelt.

Wie viel Zeit muss ich selbst investieren?

Den größten Aufwand hast du im 60-minütigen Onboarding, in dem wir Angebot, Zielkunden und Ziele klären. Danach prüfst du die Sequenzen vor dem Start und schaust dir das wöchentliche Video-Reporting an. Recherche, Infrastruktur, Texte, Versand und telefonisches Nachfassen übernehmen wir. Deine Hauptaufgabe ist, die Termine in deinem Kalender gut vorbereitet zu führen.

Wird von meiner eigenen Domain verschickt?

Nein. Wir richten eigene Sending-Domains und Postfächer ein und wärmen sie vor dem Versand auf. Die Nachrichten gehen trotzdem in deinem Namen raus, sodass Antworten bei dir ankommen und der Kontakt zu dir passt. Deine Hauptdomain und dein normaler E-Mail-Verkehr bleiben dadurch geschützt, auch wenn einzelne Empfänger eine Nachricht als unerwünscht markieren.

Was passiert, wenn die Texte nicht funktionieren?

Dann passen wir sie an. Wir werten jede Woche aus, welche Betreffzeilen, Einstiege und Angebote Antworten erzeugen, und ändern Sequenzen entsprechend. Im Video-Reporting erklären wir dir, was wir geändert haben und warum. Weil wir pro qualifiziertem Termin bezahlt werden, haben wir selbst ein direktes Interesse daran, dass die Kampagne Gespräche bringt.

Nächster Schritt

Wir zeigen dir, wie viele Termine in deinem Markt realistisch sind, mit Zahlen aus vergleichbaren Kampagnen.

Deine Angaben bleiben vertraulich und dienen nur der Vorbereitung deines Gesprächs.

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