Apollo.io Anleitung: Leads recherchieren für Cold Outreach

Was Apollo für die Lead-Recherche leistet

Apollo funktioniert im Kern wie eine durchsuchbare Datenbank: Du legst Kriterien fest, etwa Position, Unternehmensgröße, Branche und Standort, und bekommst eine Trefferliste. Im Video wird das Tool als eine Art erweiterte Variante von LinkedIn Sales Navigator beschrieben. Es ist günstig und liefert für etablierte Unternehmen schnell erste Daten.

Wichtig: Das Video ist auf Englisch und zeigt eine Suche für den US-Markt. Die Menüs und Preise von Apollo ändern sich regelmäßig. Prüfe deshalb Funktionen und Kosten immer auf der aktuellen Seite des Anbieters. Im Video wird außerdem betont, dass die Rohdaten aus Apollo meist noch nachbereitet werden müssen.

Die Suche aufbauen: Filter Schritt für Schritt

Das Ziel ist eine Liste, die zu genau einer Kampagne passt. Segmentiere deshalb nach Zielgruppe und baue pro Segment eine eigene Suche. Das Video geht diese Filter durch:

Weitere Möglichkeiten, die das Video nennt, sind Lookalike-Unternehmen anhand deiner bestehenden Kunden, frühere Arbeitgeber der Kontakte und die Ausbildung. Sie liefern persönliche Anknüpfungspunkte für die erste Zeile, etwa „Ich habe gesehen, dass du früher bei X gearbeitet hast“. Setz sie nur ein, wenn die Angabe stimmt und für den Empfänger relevant ist.

Filter, die du besser nicht verwendest

Das Video warnt vor einigen Funktionen, die gut aussehen, in der Praxis aber wenig bringen:

• Umsatzangaben: Nach den Erfahrungen im Video sind sie nicht verlässlich und taugen nicht als Auswahlkriterium.
• Signale: Auch diese Daten waren im Test nicht überzeugend.
• Stellenanzeigen: Als Kriterium nutzbar, etwa wenn jemand eine bestimmte Rolle sucht. Die Prüfung, ob die Angabe stimmt, wird später aufwendig und teuer.
• Interne Listenfunktion für Credits: Nur sinnvoll, wenn du Apollo-Credits nutzt, um Kontakte nicht doppelt zu bearbeiten.

Gerade bei Umsatzfiltern ist der Wunsch nach Abkürzungen groß. Besser ist es, die Zielgruppe über belastbare Kriterien zu bilden und Details später bei der Anreicherung zu prüfen.

Export und Anreicherung

Im Video geht die Suche von Apollo in ein Scraping-Tool, das die Liste exportiert. Dafür kopierst du die Such-URL aus Apollo und gibst sie in das Tool ein. Je nach Menge kann es mehrere Stunden bis wenige Tage dauern, bis die Liste fertig ist. Danach lädst du sie als CSV herunter oder überträgst sie in eine Tabelle.

• Suche in Apollo speichern und die URL kopieren.
• Die Anzahl der Treffer prüfen, die Liste sollte die Mindestmenge des Export-Tools erreichen.
• Export starten und warten, bis die Liste bereitsteht.
• Als CSV herunterladen oder in eine Tabelle übertragen.
• Anreichern und bereinigen, zum Beispiel mit einem Anreicherungs-Tool.

Das Video arbeitet für die Anreicherung mit einem eigenen Tool und empfiehlt, die Daten nach dem Export zu ergänzen und zu prüfen. Ob und wie du einen Export aus Apollo vornimmst, hängt auch von den Nutzungsbedingungen von Apollo und des jeweiligen Tools ab. Lies sie, bevor du Daten in großem Umfang exportierst.

Wie aus der Liste ein Versandsystem wird, erfährst du in unseren Ratgebern zu Cold-Email-Vorlagen und zur Zustellbarkeit.

Grenzen von Apollo im DACH-Raum

Apollo stammt aus dem US-Markt, und das merkt man an der Datenqualität. Für DACH solltest du mit diesen Grenzen rechnen:

• Weniger Abdeckung bei kleinen und mittleren Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz, vor allem außerhalb der Tech-Branche.
• Veraltete oder fehlende Daten, zum Beispiel nach Jobwechseln. Eine Stichprobenprüfung hilft.
• Branchenbezeichnungen, die nicht zu deutschen Marktbegriffen passen. Probiere englische und deutsche Stichwörter aus.
• Nicht jede Kontaktangabe ist für Cold Outreach geeignet. Persönliche Adressen und geschäftliche Adressen sind rechtlich nicht dasselbe.

Im Video wird auch ein alternatives Tool für Lookalike-Suchen erwähnt. Vergleiche Datenanbieter immer mit einer kleinen Stichprobe aus deiner Zielgruppe, bevor du dich festlegst.

DSGVO und Werberecht bei Kontaktdaten aus DACH

Kontaktdaten sind personenbezogene Daten, auch wenn sie aus einer öffentlichen Datenbank stammen. Das hat Folgen für Beschaffung, Speicherung und Ansprache:

• Ansprache: In Deutschland (§ 7 UWG) und Österreich (§ 174 TKG) brauchen Werbe-E-Mails grundsätzlich eine vorherige Einwilligung, auch im B2B. In der Schweiz ist das Verbot milder und zielt vor allem auf Massenwerbung.
• DSGVO: Du brauchst eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung, musst informieren und Widersprüche ernst nehmen. Ob ein berechtigtes Interesse trägt, ist eine Einzelfallfrage.
• Löschung und Sperrliste: Wer widerspricht, kommt auf eine Sperrliste und wird nicht mehr angeschrieben.
• Datensparsamkeit: Speichere nur, was du für den Zweck brauchst, und lösche veraltete Daten.

Das ist keine Rechtsberatung. Weitere Hinweise findest du in unseren Ratgebern zu Cold Email und DSGVO und zur Rechtslage bei Kaltakquise im B2B.

Beispiel: Eine Suche für DACH aufbauen

Damit der Ablauf greifbar wird, hier ein Gedankenbeispiel in der Logik des Videos. Du verkaufst eine Leistung an Industrieunternehmen mit 50 bis 200 Mitarbeitern in Deutschland. Dann gehst du so vor:

• Standort auf Deutschland setzen, Österreich und die Schweiz als eigene Suchen anlegen.
• Mitarbeiterzahl auf 50 bis 200 begrenzen.
• Jobtitel auf die Funktion setzen, die bei dir entscheidet, etwa Geschäftsführung oder Leitung Einkauf.
• Branche wählen und mit Stichwörtern in Deutsch und Englisch verfeinern.
• Treffer prüfen: Passt die Liste zu deinem Angebot? Ziehe zehn Kontakte als Stichprobe und kontrolliere sie manuell.

Erst wenn die Stichprobe stimmt, lohnt sich der Export. Das Video empfiehlt, lieber kleine, saubere Segmente zu bauen als eine riesige Liste, weil du so die Nachricht an die Zielgruppe anpassen kannst. Eine kleine Liste, die zum Angebot passt, bringt in der Regel mehr als eine große, die nur ungefähr passt.

Fazit

Apollo ist ein praktischer Startpunkt für die Lead-Recherche, wenn du die Filter bewusst einsetzt: Entscheider nach Funktion, passende Unternehmensgröße, klarer Standort und eine enge Branchenabgrenzung. Verifizierte Adressen sparen Bounces. Unzuverlässige Filter wie Umsatz lässt du besser weg.

Für DACH solltest du die Datenqualität stichprobenartig prüfen und die rechtlichen Vorgaben ernst nehmen. Wenn du die Recherche und den Versand nicht selbst aufbauen willst: Wir buchen als B2B Leadgenerierung Agentur Termine mit Entscheidern per Cold Email und LinkedIn, abgerechnet pro qualifiziertem Termin, mit einmaligem Setup und ohne Retainer. Mehr dazu auf der Seite zur B2B Leadgenerierung.