Ratgeber
Terminierung B2B Kosten: Was ein qualifizierter Termin wirklich kostet
Wer die Terminierung im B2B Kosten gegenüberstellt, vergleicht meist Gehälter mit Monatspreisen oder Stundensätze mit Preisen pro Termin. Das führt in die Irre. Ein eigener SDR kostet mehr als sein Gehalt, ein Callcenter mehr als seinen Stundensatz, und eine Agentur mehr oder weniger als ihr Listenpreis, je nachdem, was im Paket steckt.
In diesem Ratgeber rechnen wir die vier gängigen Wege zur Terminierung durch: Inhouse-SDR in Deutschland, Österreich und der Schweiz, Callcenter, Freelancer und spezialisierte Agentur. Du bekommst typische Kostenblöcke, eine Rechnung der Kosten pro qualifiziertem Termin, die versteckten Posten, die in keinem Angebot stehen, und eine Formel, mit der du Angebote vergleichbar machst.
Was Terminierung im B2B umfasst
Terminierung klingt nach einer einfachen Aufgabe: jemanden anrufen oder anschreiben und ein Gespräch vereinbaren. Tatsächlich steckt dahinter ein Prozess mit fünf Schritten, und jeder davon kostet Zeit oder Geld.
- Zielgruppe und Liste: Entscheider recherchieren, Kontaktdaten beschaffen und prüfen, Daten anreichern.
- Ansprache: Nachrichten oder Gesprächsleitfäden schreiben, Kanäle einrichten, Versand oder Anrufe durchführen.
- Nachfassen: Mehrere Kontaktversuche pro Person, über Wochen verteilt, mit Antworten umgehen.
- Qualifizierung: Prüfen, ob die Person und das Unternehmen zur Zielgruppe passen und ob ein echtes Interesse besteht.
- Buchung und Übergabe: Termin in den Kalender des Vertriebs legen, Kontext übergeben, Erinnerungen versenden, No-Shows nachfassen.
Wenn du Kosten vergleichst, prüfe für jeden Weg, welche dieser fünf Schritte abgedeckt sind. Viele Angebote decken nur zwei oder drei ab und lassen den Rest bei dir. Die Unterscheidung zwischen einem Kontakt und einem Termin haben wir im Artikel Termine statt Leads ausführlich erklärt.
Weg 1: Inhouse-SDR in Deutschland, Österreich und der Schweiz
Ein Sales Development Representative, der ausschließlich Termine für den Vertrieb vereinbart, ist der klassische Weg. Er bringt die größte Kontrolle und das meiste Wissen ins Haus, kostet aber deutlich mehr als sein Gehalt.
Gehälter: typische Spannen
Die Gehälter für SDR-Positionen unterscheiden sich zwischen den drei Ländern erheblich. Die folgenden Werte sind Orientierungsgrößen aus Stellenanzeigen und Gehaltsvergleichen, keine exakten Marktdaten; Branche, Stadt und Erfahrung verschieben sie nach oben oder unten.
| Land | Jahresgehalt brutto, typische Spanne | Arbeitgeberkosten zusätzlich | Gesamt pro Jahr, grob |
|---|---|---|---|
| Deutschland | etwa 45.000 bis 65.000 EUR inkl. variablem Anteil | etwa 20 bis 25 Prozent | etwa 55.000 bis 80.000 EUR |
| Österreich | etwa 40.000 bis 58.000 EUR inkl. variablem Anteil | etwa 28 bis 31 Prozent | etwa 52.000 bis 76.000 EUR |
| Schweiz | etwa 75.000 bis 110.000 CHF inkl. variablem Anteil | etwa 15 bis 20 Prozent | etwa 88.000 bis 130.000 CHF |
Was zum Gehalt dazukommt
Ein SDR braucht Werkzeuge: ein CRM, eine Datenquelle für Kontaktdaten, ein Tool für E-Mail-Sequenzen, meist ein LinkedIn-Sales-Abo, eine Telefonlösung und Anreicherungsdienste. Je nach Ausstattung liegen diese Kosten typischerweise zwischen 300 und 800 EUR pro Monat und Person. Dazu kommen Arbeitsplatz, Laptop, Weiterbildung und der Anteil der Führungskraft, die den SDR einarbeitet und steuert.
Der größte versteckte Posten ist die Anlaufzeit. Ein neuer SDR braucht typischerweise zwei bis vier Monate, bis er die Zielgruppe, das Produkt und die Einwände kennt und mit voller Leistung terminiert. In dieser Zeit laufen die Kosten vollständig, die Termine kommen nur zum Teil. Dazu kommt die Fluktuation: SDR-Rollen gelten als Einstiegspositionen, viele wechseln nach ein bis zwei Jahren in den Vertrieb oder zu einem anderen Arbeitgeber, und der Zyklus beginnt von vorn.
Rechnung pro Termin
Ein erfahrener SDR in Deutschland, der ausschließlich kalt terminiert, erreicht je nach Zielgruppe und Produkt oft 8 bis 15 qualifizierte Termine pro Monat. Rechnest du im ersten Jahr mit Anlaufzeit, Urlaub und Krankheit, kommst du realistisch auf etwa 90 bis 130 Termine. Bei Gesamtkosten von rund 70.000 EUR inklusive Tools und Führung liegen die Kosten pro Termin dann bei etwa 540 bis 780 EUR. Im zweiten Jahr, ohne Anlaufzeit, kann dieser Wert auf 400 bis 550 EUR sinken, wenn der SDR bleibt.
Die Grundsatzfrage, ob du einen SDR einstellen oder auslagern solltest, behandeln wir im Artikel SDR outsourcen oder selbst einstellen.
Weg 2: Callcenter oder Telemarketing-Dienstleister
Klassische Callcenter terminieren per Telefon, meist auf Stundenbasis oder mit einem Preis pro vereinbartem Termin. Stundensätze für deutschsprachige B2B-Telefonie liegen typischerweise zwischen 40 und 70 EUR, Preise pro Termin je nach Zielgruppe oft zwischen 150 und 400 EUR, bei schwer erreichbaren Entscheidern auch darüber.
Die Stärke des Callcenters ist das Volumen: Viele Anrufe in kurzer Zeit. Die Schwächen liegen in drei Punkten. Erstens ist die Qualität der Gespräche oft gering, weil die Agenten viele Kunden parallel betreuen und dein Produkt nur oberflächlich kennen. Zweitens ist telefonische Kaltakquise in DACH rechtlich enger gefasst als viele denken, insbesondere in Österreich und bei Grenzfällen zwischen B2B und B2C. Drittens musst du die Adressen meist selbst stellen oder zusätzlich bezahlen.
Pro Termin wirkt das Callcenter günstig. Pro stattgefundenem, qualifiziertem Termin sieht die Rechnung oft anders aus, weil Termine, die nur unter Druck zugesagt wurden, überdurchschnittlich oft abgesagt oder nicht wahrgenommen werden. Frag deshalb immer nach der No-Show-Quote und danach, ob nicht wahrgenommene Termine berechnet werden. Die rechtlichen Grenzen pro Kanal haben wir im Artikel Kaltakquise im B2B: Rechtslage in DACH zusammengefasst.
Weg 3: Freelancer
Freiberufliche SDRs oder Terminierer arbeiten auf Stundenbasis, mit Tagessätzen oder gelegentlich pro Termin. Stundensätze für erfahrene deutschsprachige Freelancer liegen typischerweise zwischen 50 und 90 EUR, Tagessätze entsprechend zwischen 400 und 700 EUR.
Der Vorteil: Du bekommst Erfahrung ohne Einstellung, kannst flexibel starten und stoppen und zahlst keine Anlaufzeit für Grundlagenwissen. Der Nachteil: Tools, Daten und Versand-Infrastruktur musst du meist selbst stellen oder extra bezahlen, die Kapazität ist auf eine Person begrenzt, und gute Freelancer sind ausgebucht. Wenn der Freelancer ausfällt oder abspringt, steht die Terminierung still.
Bei 20 Stunden pro Woche und 70 EUR pro Stunde liegen die Kosten bei rund 6.000 EUR pro Monat. Erzielt der Freelancer in dieser Zeit 8 bis 12 qualifizierte Termine, kostet ein Termin etwa 500 bis 750 EUR, zuzüglich der Tool- und Datenkosten, die du selbst trägst.
Weg 4: Spezialisierte Agentur
Agenturen für Terminierung und Outbound arbeiten meist mit einem von zwei Modellen: einem monatlichen Retainer oder einem Preis pro qualifiziertem Termin. Retainer für Outbound-Kampagnen in DACH liegen typischerweise im Bereich von 2.000 bis 6.000 EUR pro Monat, oft mit Mindestlaufzeit. Pay-per-Termin-Anbieter verlangen in der Regel eine Setup-Gebühr und dann einen Preis pro Termin, der je nach Zielgruppe häufig zwischen 200 und 600 EUR liegt.
Bei uns sind es 2.800 USD einmalig für Setup, Lead-Liste, Sequenzen und Versand-Infrastruktur, danach 200 USD pro qualifiziertem Termin, ohne monatliche Gebühr. No-Shows und Termine außerhalb der vereinbarten Zielgruppe berechnen wir nicht. Die vollständigen Konditionen stehen auf der Seite Preise, die Abläufe auf der Seite zu unserer Methode.
Der Vorteil der Agentur liegt darin, dass alle fünf Schritte der Terminierung abgedeckt sind, dass Infrastruktur und Know-how sofort da sind und dass beim Pay-per-Termin-Modell das Risiko einer schwachen Kampagne überwiegend beim Anbieter liegt. Der Nachteil: Du baust kein eigenes Wissen auf, und bei sehr hohem Volumen kann die Agentur pro Termin teurer werden als ein eingespieltes eigenes Team. Den Vergleich der beiden Agenturmodelle findest du im Artikel Pay per Termin vs. Retainer.
Kosten pro qualifiziertem Termin: die Vergleichstabelle
Die folgende Tabelle fasst die vier Wege für ein typisches Szenario zusammen: ein B2B-Unternehmen in Deutschland, erklärungsbedürftiges Produkt, Zielgruppe Geschäftsführer und Abteilungsleiter im Mittelstand, Betrachtungszeitraum zwölf Monate. Die Werte sind Orientierungsgrößen aus den Spannen oben, keine Zusage für deinen Fall.
| Weg | Kosten pro Jahr, grob | Qualifizierte Termine pro Jahr, grob | Kosten pro Termin | Abgedeckte Schritte | Risiko bei Misserfolg |
|---|---|---|---|---|---|
| Inhouse-SDR (Jahr 1, Deutschland) | 65.000 bis 80.000 EUR | 90 bis 130 | etwa 500 bis 800 EUR | Alle fünf, nach Anlaufzeit | Bei dir |
| Callcenter (Preis pro Termin) | je nach Volumen | etwa 150 bis 400 EUR, vor No-Shows | Ansprache, Nachfassen, Buchung | Geteilt | |
| Freelancer (20 h/Woche) | 70.000 bis 75.000 EUR inkl. Tools | 100 bis 140 | etwa 500 bis 750 EUR | Je nach Vereinbarung, meist drei bis vier | Bei dir |
| Agentur, Retainer | 24.000 bis 72.000 EUR | stark schwankend | etwa 300 bis 1.500 EUR | Meist alle fünf | Bei dir |
| Agentur, Pay per Termin | Setup plus Termine | nach Volumen | etwa 200 bis 600 EUR plus anteiliges Setup | Alle fünf | Überwiegend beim Anbieter |
Die Spanne beim Retainer ist so groß, weil der Preis pro Termin vollständig davon abhängt, wie viele Termine die Agentur tatsächlich liefert. Bei 3.500 EUR pro Monat und drei Terminen kostet jeder über 1.100 EUR, bei zwölf Terminen rund 290 EUR. Genau diese Unsicherheit ist der Grund, warum wir Pay per Termin für das transparentere Modell halten.
Versteckte Kosten, die in keinem Angebot stehen
Bei allen vier Wegen gibt es Posten, die erst in der Praxis auftauchen. Prüfe sie bei jedem Vergleich.
- Anlaufzeit: Monate, in denen Kosten voll laufen, Ergebnisse aber nur zum Teil kommen. Beim SDR zwei bis vier Monate, bei Agenturen zwischen einer Woche und zwei Monaten.
- Daten: Kontaktdaten und Anreicherung werden bei SDR, Freelancer und vielen Callcentern separat bezahlt, oft mehrere hundert Euro pro Monat.
- Versand-Infrastruktur: Eigene Domains, Postfächer und Warm-up für Cold Email. Wer das nicht einplant, versendet von der Hauptdomain und riskiert deren Ruf.
- Führung und Abstimmung: Die Zeit deiner Vertriebsleitung für Einarbeitung, Steuerung, wöchentliche Calls und Qualitätskontrolle.
- Fluktuation: Beim SDR die Kosten für Neubesetzung und erneute Anlaufzeit, beim Freelancer das Risiko eines plötzlichen Ausfalls.
- No-Shows: Termine, die nicht stattfinden, kosten bei Callcentern und manchen Agenturen trotzdem Geld. Frag explizit nach.
- Rechtliche Absicherung: Zeit und ggf. Beratungskosten, um Ansprache und Datenverarbeitung in DACH sauber zu dokumentieren. Was dazu gehört, steht im Artikel Cold Email und DSGVO.
- Interne Nacharbeit: Wenn ein Anbieter Leads statt Termine liefert, bleibt die Qualifizierung und Terminierung bei deinem Team.
So vergleichst du Angebote richtig
Der Preis pro Termin ist nur dann aussagekräftig, wenn du ihn auf derselben Grundlage rechnest. Nutze für jeden Weg dieselben vier Schritte.
- Gesamtkosten pro Jahr ermitteln: Gehalt oder Gebühren plus Tools, Daten, Infrastruktur, Führungszeit und Anlaufzeit.
- Erwartete qualifizierte Termine pro Jahr schätzen, mit einer vorsichtigen statt einer optimistischen Annahme, und No-Shows abziehen.
- Kosten pro qualifiziertem Termin = Gesamtkosten / stattgefundene Termine.
- Kosten pro Abschluss = Kosten pro Termin / deine Abschlussquote aus Erstgesprächen.
Erst die letzte Zahl ist entscheidend. Ein Termin für 250 EUR, aus dem selten ein Kunde wird, ist teurer als ein Termin für 500 EUR mit passender Zielgruppe. Deshalb solltest du bei jedem Angebot nicht nur nach dem Preis fragen, sondern nach der Definition eines qualifizierten Termins und nach dem Umgang mit unpassenden Gesprächen.
Wenn du dich für den Weg über eine Agentur entscheidest, hilft dir unser Ratgeber B2B Leadgenerierung Agentur auswählen mit zwölf Kriterien und einer Checkliste. Wie wir Kampagnen in Deutschland, Österreich und der Schweiz aufsetzen, zeigen die Seiten B2B Leadgenerierung und Kaltakquise-Agentur, und was dabei herausgekommen ist, siehst du unter Ergebnisse.
Häufige Fragen
Was kostet ein qualifizierter B2B-Termin im Durchschnitt?
Je nach Weg und Zielgruppe liegen die Kosten pro qualifiziertem Termin in DACH typischerweise zwischen etwa 200 und 800 EUR. Spezialisierte Pay-per-Termin-Agenturen bewegen sich meist im unteren Teil der Spanne, Inhouse-SDRs im ersten Jahr und Freelancer im oberen. Bei Retainer-Agenturen hängt der Wert vollständig vom gelieferten Volumen ab und kann deutlich darüber liegen. Entscheidend ist aber nicht der Preis pro Termin, sondern die Kosten pro gewonnenem Kunden.
Was kostet ein SDR in Deutschland wirklich?
Das Bruttogehalt liegt typischerweise zwischen 45.000 und 65.000 EUR inklusive variablem Anteil. Mit Arbeitgeberanteilen, Tools, Daten, Arbeitsplatz und Führungszeit kommst du realistisch auf 60.000 bis 80.000 EUR pro Jahr. Dazu kommt die Anlaufzeit von zwei bis vier Monaten, in der die Kosten voll laufen, aber nur wenige Termine entstehen. In Österreich liegen die Werte etwas darunter, in der Schweiz deutlich darüber.
Ist ein Callcenter die günstigste Form der Terminierung?
Pro vereinbartem Termin wirkt es oft so. Pro stattgefundenem, qualifiziertem Termin sieht die Rechnung häufig anders aus, weil telefonisch unter Druck zugesagte Termine überdurchschnittlich oft abgesagt werden und die Gesprächspartner nicht immer zur Zielgruppe passen. Dazu kommen Adresskosten und rechtliche Grenzen der Telefonakquise in DACH. Frag nach der No-Show-Quote und danach, ob nicht wahrgenommene Termine berechnet werden.
Was ist bei eurem Preis pro Termin enthalten?
Die einmalige Setup-Gebühr von 2.800 USD deckt Versand-Domains und Postfächer inklusive Warm-up, die Recherche der Lead-Liste mit Entscheidern aus deiner Zielgruppe und die deutschen Sequenzen für E-Mail und LinkedIn ab. Danach zahlst du 200 USD pro qualifiziertem Termin. Tools, Daten, Infrastruktur und wöchentliches Reporting sind enthalten. No-Shows und Termine außerhalb der vereinbarten Zielgruppe berechnen wir nicht.
Ab welchem Volumen lohnt sich ein eigener SDR statt einer Agentur?
Als grobe Orientierung: Wenn du dauerhaft mehr als 15 bis 20 qualifizierte Termine pro Monat brauchst, Vertrieb zu deinen Kernkompetenzen gehört und du die Anlaufzeit und das Fluktuationsrisiko tragen kannst, kann ein eigener SDR ab dem zweiten Jahr pro Termin günstiger sein. Unter diesem Volumen oder bei unsicherer Nachfrage ist eine Agentur mit Pay per Termin meist die wirtschaftlichere und risikoärmere Lösung.
Welche Kosten übersehen Unternehmen bei der Terminierung am häufigsten?
Die Anlaufzeit, die Zeit der eigenen Vertriebsleitung für Steuerung und Abstimmung, separat zu zahlende Kontaktdaten und Versand-Infrastruktur sowie die interne Nacharbeit, wenn ein Anbieter Leads statt Termine liefert. Diese Posten tauchen in keinem Angebot auf, machen aber oft 20 bis 40 Prozent der tatsächlichen Kosten aus.
Nächster Schritt
Wir zeigen dir, wie viele Termine in deinem Markt realistisch sind, mit Zahlen aus vergleichbaren Kampagnen.
Deine Angaben bleiben vertraulich und dienen nur der Vorbereitung deines Gesprächs.
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